Muchas son las empresas que desean tener presencia habitual y alta visibilidad en los medios de comunicación. Dado el prestigio y conocimiento que aporta a una marca la aparición positiva en su entorno mediático, no es de extrañar que este sea uno de los primeros objetivos de la lista de muchas organizaciones en el amplio ámbito de la Comunicación y las Relaciones Públicas.
Y es que, si bien la industria de la información está cada día más desagregada, pues la gran cantidad de canales de información disponibles ha llevado a la audiencia a fragmentarse mucho en poco tiempo, lo cierto es que los grandes medios de comunicación tradicionales siguen contando con un público fiel y muy numeroso. Mientras, los nuevos medios digitales se han consolidado como una alternativa fuerte basada en un contenido “fresco” ofrecido desde una perspectiva actual y con un tratamiento cercano de la información, con titulares rompedores que buscan captar la atención de una audiencia cada vez más exigente y, por qué no decirlo, más impaciente que nunca.
En este contexto, en el que impera un modelo de comunicación que apuesta por formatos más agresivos que antes, el portavoz de una compañía debe estar preparado, saberse adaptar al nuevo ritmo de la información y tener bien clara la forma en la que atiende una entrevista. Hay que tener en cuenta que lo importante no es salir en los medios a toda costa sino hacerlo de una manera que nos permita crecer y generar negocio. Así pues, más allá de conocer las claves para convertirse en el portavoz ideal y asegurarse de no decir nada que no se quiera ver publicado, cualquier directivo que atiende una entrevista debe dominar los siguientes elementos:
- Conocer a su interlocutor: La línea editorial del medio de comunicación y el perfil y trayectoria del periodista son factores que necesariamente deben conocerse antes de atender la entrevista para poder adaptar los mensajes en función del área geográfica o el nivel de especialidad del medio, entre otros, así como al bagaje y estilo del periodista.
- No hay “entrevista pequeña”: Cualquier mensaje que damos a un medio de comunicación, sea del tamaño que sea, puede llegar a nuestro cliente final. O lo que es peor, puede generar una crisis corporativa o institucional. Por tanto, cualquier entrevista debe ser atendida con la máxima preparación y atención.
- Conocer de antemano la temática y (al ser posible) las preguntas: Es imprescindible preparar los mensajes clave, datos y cifras necesarios para la temática de la entrevista y su contenido.Si bien algunos periodistas no son partidarios de compartir a priori las preguntas con el entrevistado, lo cierto es que esto permitirá al portavoz poder disponer de la información de manera precisa, facilitando así la labor informativa del periodista.
- Establecer una línea discursiva basada en mensajes claros y concisos: Muchos titulares erróneos o sacados de contexto se producen no por falta de rigor o conocimiento del periodista sino por haber emitido el portavoz un mensaje que da pie a confusión. Claridad y concisión permitirán al directivo trasladar su mensaje de manera eficaz y dar titulares sin correr el riesgo de ser malinterpretado.
- Ser fiel a la estrategia de Comunicación establecida: Independientemente de la duración, el formato, el tono o el contenido de la entrevista, el portavoz no debe perder en ningún momento de vista el objetivo de esa intervención y los mensajes que quiere trasladar a su público objetivo a través del medio de comunicación al que está atendiendo. Por ende, deberá ceñirse a la estrategia de Comunicación marcada para no dar lugar a titulares inadecuados.
Llegados a este punto, cabe destacar que la relación entre un portavoz (fuente de información y opinión) y un periodista (medio de comunicación) debe estar basada en la profesionalidad, la transparencia y la confianza mutua puestas al servicio de la información. Sólo así ambas partes implicadas podrán obtener un beneficio mutuo cumpliendo un objetivo común: ofrecer al cliente/audiencia lo que necesita para que siga consumiendo.
“Lo que no se comunica no existe. Si tú no comunicas, otros lo harán por ti”.
